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Gestión de correo electrónico eficaz y sencilla


El correo electrónico es uno de lo más malvados ladrones del tiempo que nos encontramos en nuestros quehaceres diarios. Una gestión eficaz del correo electrónico puede ayudarte a combatir esa sensación de que el día ha pasado, no has parado de hacer cosas, pero realmente los resultados no han sido los esperados.

En esta entrada quiero darte unos sencillos consejos que a mí me han ido estupendamente, por su sencillez. Son fruto de los consejos de expertos en productividad, como Jeroen Sangers, Berto Pena, David Allen y mi experiencia al aplicar dichos consejos.

Lo primero que voy a hacer es darte unas sencillas instrucciones, que escojas el sistema que escojas, no deberás olvidar:

1. No revises el correo electrónico más de 2 o 3 veces al día.

2. Fija un horario inamovible para revisar tu correo electrónico.

3. Mantén cerrado tu cliente de correo electrónico hasta el momento fijado para su revisión.

4. Cuando revises tu correo electrónico sólo haz eso: revisar. No pases a la acción. Aún no es el momento.

5. Para una gestión de correo electrónico eficaz tendrás que elaborar un sistema y seguirlo a rajatabla.

CRM responsive

Lo primero que debes hacer es revisar el correo. Si ves que necesitas dedicar demasiado tiempo a comprender si requiere acción, anota una tarea que consistirá en revisarlo más tarde, y muévelo a una carpeta (yo la llamo “REVISAR”) para concentrar en ella todos los correos electrónicos como éste. Puede suceder que detectes que no sirve para nada (eliminar) o que es algo con lo que no necesitas hacer nada, pero has de guardarlo (archivar).

Como ejemplo, imagina que te llega un correo electrónico con una comparativa de tarifas de telefonía. Para entender si tienes que hacer algo con ello o no deberás dedicarle un tiempo, y a cada correo electrónico no debes de dedicarle más de unos 15 segundos para revisarlo, con lo que debes enviarlo a “REVISAR”. A lo mejor no te interesa cambiar de operadora, con lo que no hay nada que revisar: elimínalo. O quizá es un estudio que habías pedido para hacer una presentación a un cliente y al fin ha llegado: archívalo para poder acceder al material cuando quieras. ¿Has visto cómo un mismo correo electrónico se procesa de manera distinta según las circunstancias?

Siguiendo con mi flujo de trabajo, si detectas que el correo electrónico conlleva una acción que debes hacer tú, no hagas nada aún, sólo anótala. Pero, ¿dónde? Mi regla es anotarla en la agenda, sin hora ni nada, en caso de un recordatorio (un cumpleaños, una fecha límite para inscribirme a algún evento, etc.). En caso de una cita, es decir algo que hay que hacer en un sitio determinado, con alguien o no, un día y hora en concreto, lo anoto en la agenda en su espacio correspondiente. Es cuando has quedado para hacer algo: cita para el médico, reunión con un cliente, recoger a tu hijo de un cumpleaños…

Después está la lista de tareas. Allí suelo anotar cada acción que extraigo de los correos electrónicos que recibo, para posteriormente decidir cuáles hago ya y cuáles haré en cuanto me sea posible. Por ejemplo, si me llega un extracto bancario y veo que hay un error, podré anotarme la acción de llamar a la oficina para aclarar el asunto en cuanto termine de procesar, o bien decido postponer la acción a más tarde e ir en persona al banco.

Por último, no todas las acciones las debes hacer tú. Hay cosas que puedes delegar a otros, así que hazlo y ponte un recordatorio para seguir la tarea y asegurarte que la persona en quien delegas la termina. Para una gestión de correo electrónico eficaz es muy importante que recuerdes esto, pues te hará ahorrar muchísimo tiempo para centrarte en ser más productivo. Un ejemplo de esto es cuando tienes que preparar documentación contable que te solicita el banco. Normalmente se la pides a tu gestoría, la recoges y se la remites a tu banco. Pues dile a tu gestoría que envíe directamente la documentación al banco, y pon la tarea en seguimiento.

Espero que estos consejos y mi esquema te permitan elaborar un sistema para que consigas una gestión de correo electrónico eficaz y no te vuelvas a agobiar por este asunto.



¿Cómo gestionas tu correo electrónico? ¿Cómo crees que podemos ser más eficaces en esta tarea? Compártelo con nosotros y ayúdanos a mejorar nuestra productividad.

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